ポジションは新人。事務職って何？
こんにちは！
中部空調サービスの経営企画部・総務で働いている新人です。
今回は、自分が普段どんな仕事をしているのか、そして少しずつできるようになってきたことや、今取り組んでいることについてご紹介したいと思います。
「事務職ってパソコンばかりのイメージ」「総務って何をしているのかよくわからない」という高校生の方にも、少しでも“働くイメージ”が伝われば嬉しいです。
総務って何をするの？実は“なんでも屋さん”なんです
「総務」と聞いても、具体的にどんな仕事をしているのかイメージしにくい方も多いと思います。
でも実際に働いてみると、社内のいろんなことに関わっていて、「会社を裏から支える、なんでも屋さん」だと感じる場面がたくさんあります。
自分が担当している主な業務は、次の４つです。
◎ 請求書の作成（サービスカード処理）
現場を担当した方が作業後に提出してくれる「サービスカード」という作業報告書をもとに、お客様へお渡しする請求書を作成する業務です。
どっと原価というアプリを使って作成しています。型が既に作成されてあるため入力するだけで自動で反映してくれます。
とはいえ、間違いがあるとお客様にもご迷惑をかけてしまうため、注意深く作成することが求められます。
最初は専門用語も多く、「この作業は資料はどう処理すればいいの？」「どこにどの印を押せばいいの？」と迷うことばかりでしたが、メモをとって繰り返すうちに、だんだんと自分で調べて処理できるようになってきました。
◎ 荷受け（納品物の確認と管理）
会社に届く荷物を受け取り、内容を確認して伝票と照らし合わせます。
エアコンの部品や工具など、種類や数もさまざま。品番のチェックや破損確認など、細かい作業も重要です。
最初はどこに運んでもらうかを指示するのもぎこちなかったですが、最近は流れがつかめてきてスムーズに対応できるようになりました。
配達に来てくださる方が毎回同じ方ということもあり、丁寧な挨拶と対応を心がけています。
◎ 電話対応
当社の電話対応は大きく分けて「社内のスマホ」と「固定電話」の２種類があります。
社内スマホでは、現場に出ている社員の方から「部品が届いているか確認して」「発注してほしい」など、さまざまな依頼が来ます。
一方、固定電話はお客様からの問い合わせが中心です。「エアコンの調子が悪い」「見積の件で担当者に相談したい」などの内容を正確に聞き取り、社内に共有したり、担当者に取り次いだりします。
最初はとにかく緊張して、最初どうやってでるのか、何を聞かなければいけないのかと頭が真っ白でした。会社名や名前を聞き取れなかったり、何度も聞き返してしまったり…。正直、電話を取るのが怖かったです。
でも、落ち着いてゆっくり話せば大丈夫ということが分かってからは、少しずつ自信がついてきました。最近では「〇〇さんいますか？」と聞かれたら、すぐに内線をつなげるようになり、「ありがとう、助かったよ」と言ってもらえることが増えて嬉しいです。また、お客様のエアコンに関する依頼に対して一人で対応でき、サービスの方に繋ぐことができたときは達成感を感じます。
課題はまだまだあるので、今は声のトーンや会話のキャッチボールなど先輩方の電話対応を聞いて学んでいます。学んだことやいただいたアドバイスをまずは実践して自信をつけていきたいです！
◎ ブログの作成
中部空調サービスでは、会社の取り組みや社員の様子をブログでも発信しています。
また、商品の紹介や施工事例なども発信しています。
実はこのブログを、私たち総務が担当しているんです！
社内イベントの様子や新入社員の紹介、ちょっとしたトピックスまで、「読んだ人が会社の雰囲気を感じられるように」と思いながら、写真や文章を工夫してつくっています。
新入社員目線での内容を書くようにお願いされ、最初に任されたのがこのブログの作成でした。
最初は「何を書いたらいいんだろう」と悩みましたが、今卒業した後の進路について迷っている高校生の皆さんに少しでも参考になったらいいなと思いながらを書いています。
自分が書いているブログのカテゴリー名は「ポジションは新人です」の中にたくさんあります！
ぜひ読んでいただけると嬉しいです(^_-)-☆
少しずつ「できる」が増えてきた実感
入社当初は、すべてが初めてのことばかりで、正直とても不安でした。
「請求書ってこんなふうに作るんだ」「この部品って何に使うの？」「電話ってどうやって出るのが正解？」など、ひとつひとつが勉強の連続です。
でも、分からないことがあっても、先輩たちがすぐに教えてくれる環境があるのは、とても心強かったです。
また、自分なりにメモをとったり、ルールをまとめたりすることで、少しずつ仕事がスムーズにできるようになってきました。
「昨日より少し早く処理できた」「前回のミスを今回は防げた」など、小さな進歩がうれしくて、仕事の楽しさを感じるようになりました。
“裏方”だけど、ちゃんと会社の力になっている
総務の仕事は、直接お客様と接するわけではありませんし、目立つこともあまりありません。
でも、社内の人たちがスムーズに仕事を進められるように支える、大切な役割だと思っています。
・正確な請求書があるから、会社としてきちんとした対応ができる
・荷物の受け取りがスムーズだから、現場の作業が止まらない
・電話対応やブログを通して、会社の信頼感や雰囲気が伝わる
一つひとつは地味に見えるかもしれませんが、それらが積み重なって「会社全体を動かしている」
そんな実感を持てるのが、総務の仕事の面白さだと思っています。
高校生のみなさんへ
高校を卒業して社会人になるってすごく大きな一歩ですよね。
自分の周りは進学する人が多く、不安もありましたが、今はこの道を選んでよかったと思っています。
「社会人になるのって不安…」「自分に合う仕事があるかな？」と思っている方も多いと思います。
自分も高校生の頃は、「社会人ってなんだろう」「事務の仕事って、ただ座ってパソコンを打ってるだけかな？」なんて思っていました。
自分が働く姿なんて想像できなかったです。
でも実際に働いてみると、人と関わることも多く、日々変化があって、自分なりに工夫もできる――そんな仕事でした。
もしもあなたが、
- 人をサポートするのが好き
- コツコツ作業するのが得意
- 細かいことにも気がつける
- 丁寧な対応ができる
そんなタイプなら、事務の仕事はきっと向いていると思います！
中部空調サービスでは、新入社員にもわかりやすく丁寧に教えてくれる先輩ばかりです。
自分もまだまだ勉強中ですが、「成長したい」「もっとできることを増やしたい」と思いながら、毎日楽しく働いています。
おわりに
会社には、いろんな部署や仕事があります。
総務はその中でも、「みんなを支える」大切なポジションです。
これからも、目の前のひとつひとつの仕事に丁寧に取り組んで、「いないと困る」と思ってもらえる存在になれるよう頑張っていきます！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました(^O^)／
次回はSNS活動についてお伝えします！
